Structuur achtergrond

Structuur achtergrond

In de serie ‘Sales Acceleratie Management’ hebben we de laatste keer aandacht besteed aan de eerste van de S’en in de ‘buitenring’: het vaststellen van de commerciële strategie. Deze keer gaan we nader in op de vervolgstap: Structuur binnen een sales organisatie.

Structure follows strategy

“Structure follows strategy”: deze wetmatigheid constateerde Alfred Chandler al in de jaren 60 op basis van zijn case studies van Amerikaanse ondernemingen. En deze logica geldt nog steeds, ook binnen de sales omgeving. Om maximaal invulling te kunnen geven aan het realiseren van je commerciële strategie, zul je de structuur van je organisatie hierop optimaal moeten inrichten.

Maar wat verstaan we dan precies onder ‘structuur’? Henry Mintzberg definieerde het als de wijze waarop taken binnen een organisatie zijn verdeeld en de wijze waarop vervolgens afstemming tussen deeltaken tot stand is gebracht. Het heeft dus te maken met de verdeling van activiteiten over afdelingen en de taken van de werknemers.

Waarom aandacht besteden aan de structuur?

Als de commerciële organisatie niet optimaal is gelinkt aan strategie en doelen kunnen je resultaten nooit optimaal zijn en ontstaat er chaos met een lage effectiviteit. Enkele voorbeelden:

• We roepen dat onze key accounts (goed voor vaak > 50% van omzet en winst) cruciaal zijn maar helaas zijn ze niet herkenbaar en met focus naar doelen en kerntaken (en hoog genoeg in de organisatie) georganiseeerd.
• Pro-actief werven van nieuwe klanten (aanwas) is cruciaal maar niet als zodanig georganiseerd (veelal ondergeschoven deeltaak).
• Verschillende verkoopkanalen dienen in synergie op te trekken en zo ook marketing en sales. Allen met eenzelfde doel. Helaas treffen we vele organisaties aan met verzuiling en strijd tussen afdelingen (sub optimalisatie)
• Mensen gaan om verschillende redenen op zoek naar taken buiten hun functie omschrijving of gaan zelfs een echelon te laag werken.
• Er is te weinig verandering in bezetting, onvoldoende verloop.

Als een commerciële organisatie haar structuur wél op orde heeft, dan zien en ervaren we concreet dat medewerkers daarbinnen duidelijkheid ervaren over hun rol in het realiseren van de commerciële strategie. De resultaten verbeteren blijvend. Voorbeelden:

• Ze weten precies wat er waneer van ze verwacht wordt.
• Focus op de “waanzinnig belangrijkste doelen en taken”
• Ze weten aan wie ze waarover moeten rapporteren.
• Ze weten welke ondersteuning ze mogen verwachten van wie.
• Etc.

Kortom, genoeg redenen om de structuur op orde te hebben!

Organiseren van mensen en middelen

Vragen die dus horen bij het inrichten van de structuur van de sales organisatie zijn onder andere:

Hoe richten we onze processen in (basis voor structuur)?

• Primaire processen

• Overleg- en besluitvormingsprocessen

Hoe gaan we daarbinnen leiding geven?

• Aantal management lagen (hiërarchische en functionele niveaus)

• Spans of control

Wat zijn de Waanzinnig Belangrijke Doelen en de daarmee samenhangende taken en verantwoordelijkheden?

• Van de verschillende onderdelen

• Van de functionarissen daarbinnen?

Hoe richten we op basis daarvan het organigram in?

• Kwalitatief

• Kwantitatief

Hoe gaan we om met de informele structuur (de relaties tussen mensen rondom thema’s als “macht” en “invloed”)?

Hoe gaan we mensen waarvoor belonen?

Hoe ziet het functiehuis er uit en welke loopbaanpaden zijn daarbinnen mogelijk?

Hoe implementeren we de optimale structuur?

In de hierna volgende artikelen gaan we nader in op een selectie uit bovenstaande vraagstukken: het inrichten van het organigram en het implementeren hiervan.