Systemen achtergrond

Systemen achtergrond

In de serie ‘Sales Acceleratie Management’ hebben we afgelopen keren aandacht besteed aan Strategie en Structuur in de ‘buitenring’. Deze maand gaan we nader in op de volgende stap: Systemen.

Inzicht leidt tot uitzicht

In onze praktijk komen we veel directeuren tegen die klagen dat ze onvoldoende grip hebben op de sales operatie binnen hun organisatie omdat het een ‘black box’ is. Het ontbreekt hen dan simpelweg aan transparantie, vaste werkwijzen, eenduidige rapportages, informatie over klanten etc. En dit leidt er toe dat men geen idee heeft waar te beginnen om een verbetering van de performance te realiseren.

Deze symptomen worden veroorzaakt door het feit dat de ‘Systemen’ niet op orde zijn. Maar wat verstaan we dan onder die Systemen? Dit begrip omvat ‘alle formele en informele werkwijzen, procedures, regelingen, afspraken en communicatiestromen, zowel intern als extern’.

Meer concreet moet je dan denken aan bijvoorbeeld:

• Intelligence: kennis van de markt, prospects, klanten etc.
• Activity based sales management: meten van en analyse op inspanningen, output, en de ratio’s en causale verbanden daartussen.
• Inrichting van de marketing en sales en -management processen en de daaraan aanpalende processen als verkoopondersteuning, ordering, facturering, planning etc.
• Rapportages, overlegstructuren etc.
• Hulpmiddelen, zoals ICT applicaties, checklists, formats etc.

Waarom aandacht besteden aan de systemen?

Als de systemen niet optimaal zijn ingericht, raken de sales professionals gefrustreerd door het gebrek aan voorzieningen. Enkele voorbeelden:

• Geen effectieve Plan/Do/Check/Act cycli met als gevolg een laag lerend vermogen.
• Niet meten = niet weten = niet leren.
• Steeds weer terugvallen in oud gedrag en ‘het wiel opnieuw uitvinden’.
• Geen verankering.

Als een commerciële organisatie haar systemen wél op orde heeft, dan zien en ervaren we concreet dat

• Medewerkers daarbinnen effectiever en efficienter te werk gaan.
• Dat nieuwe medewerkers zeer snel ingewerkt kunnen worden.
• Dat de leiding eenvoudiger beslissingen kan nemen over de inzet van haar schaarse mensen, budgetten etc.
• Dat discussies niet gaan over wie wat fout heeft gedaan, maar hoe het de volgende keer blijvend beter kan.

Kortom, argumenten te over om de systemen op orde te hebben!

Nadenken over de slimste en beste manier van werken

Vragen die dus horen bij het inrichten van de systemen van de sales organisatie zijn onder andere:

• Op welke wijze is de verkoop planmatig georganiseerd?
• In hoeverre zijn de salesprocessen van suspect tot klantuitvoering logisch omschreven en worden deze in de praktijk toegepast?
• Op welke wijze worden verkoopinspanningen en verkoopresultaten gemeten, geinterpreteerd en beloond?
• Op welke wijze wordt er systematisch geleerd en gewerkt aan steeds betere verkoopperformance- en resultaten?
• Op welke wijze wordt klanttevredenheid gemeten?
• Op welke wijze wordt de instroom, doorstroom en uitstroom van verkoopprofessionals geregeld?

Sales Activity Based Management

Zoals hierboven al beschreven, betreffen de systemen een breed scala aan onderwerpen. In de hierna volgende artikelen zullen we focussen op een werkwijze daarbinnen die snel en op een praktische manier veel toegevoegde waarde kan bieden voor sales managers: sales activity based management.